SafCom - Ing. Karel Šafařík
We Love Referrals! Milujeme doporučení!
Copyright © 2015 by "Ing. Karel Šafařík"  ·  All Rights reserved  ·  E-Mail: webmaster@safcom.cz
Související zákony
Korespondenční adresa:
Ing. Karel Šafařík
audio-video-computer projekt
Nad Manovkou 341/3
161 00  PRAHA 6
Czech Republic
Elektronické kontakty:
vidíte na obrázku vpravo, po dvou letech skladování ve skříni, je ještě jeho  
obsah částečně čitelný - ale jak asi bude vypadat při eventuální kontrole po pěti  
letech? Dovoluji si tvrdit, že to bude lehce zažloutlý, čistý kus papíru bez  
jakéhokoliv viditelného textu.V případě, kdy takovýto doklad včas naskenujete,  
máte po celou archivační dobu k dispozici perfektně čitelný doklad. Pokud jej při  
skenování opatříte zaručeným elektronickým podpisem a časovým razítkem  
certifikované časové autority, má tato forma dokladu stejnou sílu, jako původní  
papírový dokument. Domnívám se, že i tento jediný příklad, má dostatečnou  
vypovídací schopnost aby převědčil o výhodách digitalizace účetních dokladů.  
Samozřejmě by bylo možné uvést řadu dalších argumentů - od operativního  
přístupu k dokladům, přes úsporu skladovacího prostoru až po bezpečnost (kopie  
digitalizovaných dokladů lze skladovat v prostorově oddělených objektech).
Elektronická pošta sítě Internet: office@safcom.cz
Datová schránka:  whiyp97
Telefon: 420 603 491 181
Digitalizace
účetních dokladů
Zákon o účetnictví
• Zákon o DPH
• Zákon o archivnictví a spisové službě
• Zákon o elektronickém podpisu

Otázka první:   Proč digitalizovat účetní dokumenty (  jeden příklad za všechny ) Otázka druhá:   Právní postavení digitalizovaných dokladů aneb jakou mají platnost
Otázka třetí:   Chci převést doklady do digitální formy - co mám udělat?
Pokud uvažujete o digitalizaci svých účetních dokladů, nechcete si pořizovat vybavení pro digitalizaci, a ani věnovat této činnosti svůj čas, můžete tuto činnost přenechat nám. Komplexní služby včetně přepravy dokumentů lze zajistit na území hl.m. Prahy a okresů Rakovník a Beroun. Stačí nás kontaktovat na některém z níže uvedených kontaktů, nebo přejít přímo na poptávku digitalizace v sekci SLUŽBY. nezaměnitelná autentičnost v čase a shodná právní síla v porovnání s listinným originálem.
Přejít na poptávku
 
Podívejme se na listinné a digitalizované doklady například z pohledu zákona č 235/2004 Sb o DPH, který v paragrafu 26 říká: "Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu". A pro diskutovaný případ digitalizace důležité ustanovení paragrafu 35a odstavec 1: "Daňový doklad lze převést z listinné formy do elektronické a naopak".   
Zákon stanoví, povinnost uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu osoba povinná k dani odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu." Podle aktuálního výkladu, v návaznosti na směrnice EK a novelu zákona o archivnictví a spisové službě, se zavádí zcela nové vysvětlení věrohodnosti původu, neporušitelnosti dokladů a zajištění čitelnosti, ve stejném rozsahu pro papírové i elektronické doklady.
Pokud uložíte digitalizovaný doklad v archivním formátu PDF/A-1 nebo PDF/A-2, připojíte elektronickou podpisovou značku, nebo elektronický podpis založený na kvalifikovaném podpisovém certifikátu, a doplníte elektronické časové razítko certifikované časové autority, máme z pohledu zákona plně vyhovující doklad - čitelný (prostřednictvím aplikace PDF prohlížeče), s neporušitelným obsahem a věrohodným původem (to zajistí elektronický podpis v kombinaci s časovým razítkem).
Naproti tomu u dokladů v listinné podobě je podle platné právní úpravy situace horší - věrohodnost původů asi bude prokazována vlastnoručním podpisem (přestože k náležitostem daňových dokladů nepatří) nebo obtížným párováním s dokladem u protistrany, datum původu bude snadno zpochybnitelné a neporušitelnost obsahu v době kopírek, scannerů atd. také nic moc. O problémech stálosti termotisku ani nemluvě.

Je tedy zřejmé, že ve spojení s elektronickou podpisovou značkou zpracovatele, doplněnou časovým razítkem certifikované autority je u digitalizovaného dokumentu zajištěna jeho nezaměnitelná autentičnost v čase a shodná právní síla v porovnání s listinným originálem.
Na úvod postačí zmínit účetní doklady, které jsou vytištěny na teplocitlivém papíru. Jak ale nakládat s těmito  
doklady, aby vydržely v čitelné podobě pět nebo v případě plátců DPH dokonce deset let?  Doklady můžeme  
samozřejmě uchovávat v temnu a chladu, uzavřené například v hliníkových uzavíratelných sáčcích. Ale  
obvyklejší způsob je v šanonech, při běžné teplotě okolí, v horším případě dokonce nalepené lepidlem,  
reagujícím v průběhu archivační doby s teplocitlivou vrstvou za vzniku různobarevných skvrn. Na dokladu, který